從普遍大學或學院的現狀看，歷屆的畢業生在畢業之后，離開了母校，開始和母校之間的聯系逐漸減少，導致校友與毋校之間的信息溝通交流也變得十分困難。同時校友與校友之間的信息溝通交流也變得十分困難。一個可能出現的現象是，這邊母校發生了重大事件或者舉辦大型活動（如校慶），而校友那邊卻一點消息也沒有收到。或許有一些院校會保留畢業校友的各種信息以便日后聯系，但與此同時對應的問題是校友信息的更新與維護。這可以說是目前大多數院校所共同面臨的校友資源的流失問題。另一方面，對于一些對母校有強烈感情的校友來說，及時而無誤地了解到母校的近況（比如學校重大新聞，學術人才發展情況，校內新增建筑景觀等），是他們維系與母校之間聯系的主要手段。而這一點，則由于學校新聞的分散或者校友工作的忙碌而無法得到充分滿足。然而校友是學校的一種珍貴的社會資源，他們能為學校建設投入資金，給在校學生提供就業指導和就業機會，是學校和在校學生在校外的一股龐大的潛在財富。然而從我校現狀看每年畢業的校友有好幾千人，面對這么多的校友，對其進行管理既是一項很重要，又是一項很繁瑣的工作。沒有信息的管理，使得勞動重復、浪費大量財力物力。在這樣的背景下，開發一個校友管理系統是多么必要。
校友信息管理系統，是校友相互聯絡等易用、可靠的信息交流和服務平臺。此系統還實時更新動態信息，讓畢業校友及時了解學校動態。系統面向校內院系領導，提供校友詳細情況及統計查詢服務，提供靈活的常規查詢和基于主題的信息查詢，可方便、快捷地獲取校友的各類信息資源，進行校友信息的日常維護和跟蹤。系統功能豐富、實用和使用方便。
該創新項目通過實現以下功能來達到校友系統效益的目的： 無論你身在何處只要能夠上網，都能夠方便的使用該系統，來實現各種功能。這個功能有利于打破地域的限制，對于增進校友間的聯系有很大的幫助。 該系統提供新聞發布模塊，能夠將學院或者學校最新的動態發布到新聞欄，以讓校友能夠更加了解母校的近況。對于在校生，該系統捉供了校友風采能夠讓在校生了解優秀校友的情況，以更好的認識校友。 同時該系統提供了個人模塊，包括修改校友信息等模塊，方便將自己的近況發布到網上讓更多的人了解。校友更新聯系方式后，能夠簡單的通過修改系統里面的個人資料來實現更新。一方面能夠讓同班同學獲得你的聯系方式，方便聯系到校友，不會因各種原因失去聯系的機會。另一方面，對于學院能夠及時獲取新的通訊方式提供方便，而且該系統還提供了校友信息的統計模塊以及導出模塊，能夠通過報表的方式分出學院要求的Excel文件，簡單方便。
